Receptionist og administrativ backup til internationalt forskningscenter (tidsbegrænset)

Thursday 16 Jun 22

Apply for this job

Apply no later than 3 July 2022
Apply for the job at Center for Biosustainability by completing the following form.

Apply online

Kan du yde service på et højt internationalt niveau? Tage initiativ, når løsningen ikke lige er kendt?

Center for Biosustainability (DTU Biosustain) på Danmarks Tekniske Universitet (DTU), søger en receptionist og administrativ backup, der kan bistå administrationen med høj og nærværende service. Stillingen er på 37 timer om ugen og er til besættelse 1. august eller 1. september 2022. Stillingen er tidsbegrænset til foreløbig 1 år. 

Centrets ansigt og ad-hoc administrative opgaver
Som receptionist er du den første vores gæster møder. Det er vigtigt for os, at såvel gæster som medarbejdere altid får et godt førstehåndsindtryk og en professionel modtagelse. Du er centerets ansigt udadtil.

Dine ansvarsområder og primære opgaver bliver:

  • Professionel og imødekommende modtagelse af gæster, herunder sikre at receptionsområdet altid fremstår ryddeligt
  • Forberedelse af velkomstfoldere til modtagelse af nye medarbejdere
  • Afsendelse og modtagelse af pakke- og kurerpost
  • Administration og aktivering af adgangskort inkl.  fotografering af nye medarbejdere til adgangskortfoto
  • Indkøb af møbler, kontorforsyningsartikler, kaffe, te, vand samt administration af frugtordning
  • Booking af flyrejser og hotel samt rejseafregning
  • Bistå vores eventkoordinator med planlægning af events, herunder superbruger i Conference Manager, booking af mødelokaler, forplejningsbestilling, lejlighedsvis opdækning til VIP-møder, udarbejdelse af deltagernavneskilte m.m.
  • Udsendelse af invitationer til møder, arrangementer o. lign.
  • Professionel modtagelse og viderestilling af telefonopkald
  • Håndhævelse af adgangskontrol og formidling af fælles ansvar for hvem der færdes i huset
  • Back-up ved ferie og sygefravær: Vedligeholdelse og påfyldning af kaffeautomater

Erfaren international receptionist med lyst til service og mennesker
Du har en relevant uddannelsesmæssig baggrund og solid erfaring med ovenstående opgaver. Tidligere har du arbejdet som receptionist/administrativ back-office eller besidder lignende erfaring fra hotelbranchen, som steward eller lignende. God service er en del af din DNA. Du taler og skriver flydende dansk og engelsk.

Hvis du har kendskab til DTU samt DTU’s IT-systemer, såsom Procure, E-handel og Oracle vil det være en fordel.

For at få succes i stillingen skal du kunne arbejde meget struktureret og være detaljeorienteret. For at trives i stillingen er det vigtigt du er omstillingsparat og fleksibel i forhold til arbejdsopgaver, da vi hjælpes ad. Det vil være et ekstra plus hvis du har kendskab til lay-out og tekstdesign.

Du skal besidde gode organisatoriske evner samt solide samarbejdsegenskaber. Du er serviceminded og imødekommende, men skal også kunne sige fra på en venlig måde.

Hvad tilbyder vi dig
Vi tilbyder dig et fagligt spændende og udfordrende arbejdsmiljø med fokus på kvalitet og udvikling i et job, hvor du får mulighed for at præge indhold og ansvar. Du bliver del af et ambitiøst og engageret team, hvor god service og kontinuerlig udvikling er i højsædet. Det er derfor nødvendigt, at du er god til at sparre og samarbejde med resten af teamet.

Du bliver en del af sekretariatet, der består af en receptionist, en eventkoordinator, en administrativ koordinator, (der primært varetager personalemæssige opgaver), en serviceassistent, vores IT-afdeling samt kommunikationsafdelingen. Medarbejdersammensætningen er en skøn blanding af vidt forskellige baggrunde, køn og alder. Alle har det til fælles at de er ambitiøse og utroligt søde ved hinanden, så ingen er udenfor og alle taler med alle. Du får en leder, hvis dør og telefon altid er åben, og som vil gøre alt for at du bliver en succes.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. (HK/Stat).

Stillingen er tidsbegrænset til et år fra ansættelsesdato.

Arbejdstiden er fortrinsvis fra 8.30-16.00. Fredag dog kun til 15.00.

Stillingen er på 37 timer.

Du kan læse mere om centret på www.biosustain.dtu.dk

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning med vedhæftet foto senest 3. juli 2022. Åbn linket "Ansøg online", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning med foto, CV og eksamensbeviser. 

VIGTIGT: Fortæl i din ansøgning, hvorfor du mener, du er den rette til stillingen, og hvorfor netop dine kompetencer og erfaringer kan sikre løsningen af ovennævnte opgaver, så du vil trives i jobbet.

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte Sekretariatsleder Betina H. Schytte, tlf.: 93 51 14 26.

All interested candidates irrespective of age, gender, disability, race, religion or ethnic background are encouraged to apply.

The Novo Nordisk Foundation Center for Biosustainability (DTU Biosustain)
Recent progress in our ability to read and write genomic code, combined with advances in automation, analytics and data science, has fundamentally changed the scope and ambition of harnessing the potential of biological systems. Big data approaches and analysis of biological systems are key research instruments at the Center. DTU Biosustain utilizes these advances for microbial cell factory design to foster sustainable lifestyles in relation to three application areas: Sustainable Chemicals, Natural Products, and Microbial Foods.

Learn more at biosustain.dtu.dk

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar vision om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den vision lever den dag i dag. DTU har 13.400 studerende og 5.800 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.